Princípio 5. Peça novas informações uma única vez.

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Definição

O que quer dizer este princípio?

No âmbito dos serviços públicos digitais é frequentemente necessário que o utilizador partilhe informação e/ou documentação. Os serviços públicos digitais têm de garantir que a informação submetida pelo utilizador é interoperável, isto é, que os vários serviços da Administração Pública podem partilhar a informação/ documentação sem ter que pedir aos utilizadores uma nova submissão.

Este princípio está alinhado com o Programa Digital Europe que promove o princípio de Once Only, para reduzir a sobrecarga administrativa e processual para os cidadãos e empresas.

Benefícios

Porque é que é importante?

Reduz o fardo administrativo e processual para o utilizador, pois não deverá ser necessário submeter documentos ou informação que já tenha sido submetida anteriormente;
Melhora a eficiência e celeridade processual para toda a Administração Pública e evita a duplicação de informação e consequente desarmonização entre serviços;
Permite atualizar de forma contínua e em tempo real os dados entre diferentes instituições públicas, melhorando a qualidade dos mesmos;
Garante a conectividade transfronteiriça entre as administrações públicas de toda a Europa, para que os cidadãos e empresas deixem de ter de apresentar às autoridades documentos ou dados já detidos por outras autoridades na UE;
Melhora a transparência e confiança nos dados.

Legislação e regulamentos

O que é obrigatório cumprir?

Livre circulação de informação e serviços entre prestadores de serviços

Disposições gerais a nível europeu que facilitam o exercício da liberdade de estabelecimento dos prestadores de serviços e a livre circulação de serviços, mantendo simultaneamente uma elevada qualidade dos serviços.

Consultar Diretiva 2006/123/CE

Livre circulação de dados entre as autoridades competentes autorizadas

Destina-se a assegurar o livre fluxo de dados que não sejam dados pessoais na União, estabelecendo as regras relativas aos requisitos de localização dos dados, à disponibilidade dos dados para as autoridades competentes e à portabilidade dos dados para os utilizadores profissionais.

Consultar Regulamento (UE) 2018/1807

Medidas de simplificação e modernização administrativa

Aprova um conjunto de medidas de simplificação e modernização administrativa, estabelecendo que a plataforma de interoperabilidade (iAP) deve ser utilizada como meio preferencial de comunicação entre os serviços e organismos da Administração Pública.

Consultar Decreto-Lei n.º 73/2014, de 13 de maio

Aprovação do procedimento de coordenação das iniciativas de Transição Digital

Aprova o procedimento de coordenação das iniciativas de Transição Digital da Administração Pública integradas no Plano de Recuperação e Resiliência

Consultar RCM n.º 129/2021

Adoção da Plataforma de Interoperabilidade da Administração Pública (iAP)

Determina a adoção preferencial da Plataforma de Interoperabilidade da Administração Pública (iAP) na troca de informação entre serviços e organismos.

Consultar RCM n.º 42/2015

Boas práticas

O que seria interessante fazer?

Criar um modelo de dados e identificar pontos de convergência

Definir uma visão geral de todos os dados para o serviço, criar um modelo de dados e identificar pontos de convergência, garantido que os dados e documentos solicitados para o serviço são transmissíveis para outros serviços que também os necessitem.

Consulte a Arquitetura Empresarial

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Verificar que entidades públicas recolhem os mesmos dados

Fazer o levantamento de outras entidades públicas que recolhem ou dispõem dos mesmos dados e documentos, registando e mapeando esta informação.

Consulte o catálogo de serviços eletrónicos para reutilização

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Estabelecer uma arquitetura de dados

Traçar um plano conjunto e estabelecer uma arquitetura de dados para a partilha de dados com outras as entidades públicas anteriormente identificadas.