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5. Peça novas informações uma única vez

Princípio
Atualização28.05.2026

Definição

O que quer dizer este princípio?

No âmbito dos serviços públicos digitais é muitas vezes necessário que o utilizador partilhe informação e/ou documentação. Estes serviços devem garantir que a informação submetida pelo utilizador é interoperável, ou seja, que os vários serviços da Administração Pública (AP) podem partilhar a informação entre si, sem necessidade de pedir aos utilizadores uma nova submissão.

Este princípio está alinhado com o Programa Digital Europe, que promove o princípio de once-only (apenas uma vez), para reduzir a sobrecarga administrativa e processual para os indivíduos e empresas.

Benefícios

Por que é importante?

  • Reduz o fardo administrativo e processual para o utilizador e evita a submissão repetida de documentos ou informação já fornecidos
  • Melhora a eficiência e a celeridade processual para toda a AP e evita a duplicação de informação e incoerências entre serviços
  • Permite atualizar dados de forma contínua e em tempo real entre diferentes instituições públicas, o que melhora a qualidade dos mesmos
  • Garante a conectividade transfronteiriça entre as administrações públicas de toda a Europa, para que as pessoas e empresas não tenham de apresentar às autoridades os dados ou documentos já detidos por outras entidades
  • Melhora a transparência e confiança nos dados

Legislação e regulamentos

O que é obrigatório cumprir?

Boas práticas

O que é interessante fazer?

Criar um modelo de dados e identificar pontos de convergência

Definir uma visão geral de todos os dados necessários ao serviço, criar um modelo de dados e identificar pontos de convergência.

Assim, os documentos e dados solicitados podem ser partilhados com outros serviços que necessitem da mesma informação.

Verificar que entidades públicas recolhem os mesmos dados

Identificar entidades públicas que recolhem ou já dispõem dos mesmos dados ou documentos.

Registar e mapear esta informação para evitar duplicações. 

Estabelecer uma arquitetura de dados

Traçar um plano conjunto e estabelecer uma arquitetura de dados que permita a partilha de informação com as entidades públicas previamente identificadas.

Estabelecer protocolos para a partilha de dados

Definir os protocolos necessários para a partilha de dados com as entidades públicas identificadas, o que garante segurança e interoperabilidade.

Partilhar dados de forma segura entre entidades com OOTS

O Once-Only Technical System (OOTS) é um projeto da União Europeia (UE) que permite a troca automática de documentos e dados entre entidades públicas de diferentes Estados-Membro, sem que o cidadão ou a empresa tenha de fornecer a mesma informação várias vezes.

Implementado ao abrigo do Regulamento do Single Digital Gateway (SDG), o OOTS facilita os processos para quem se muda, trabalha ou estuda noutro noutro país da UE, ao simplificar procedimentos administrativos transfronteiriços.

Release 21.0 - 22/09/2025

Novo

Boa prática OOTS

Adicionada a boa prática ligada ao Once Only Technical System (OOTS) com referência à nova comunidade de prática OOTS.