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5. Peça novas informações uma única vez Princípio

Atualização26.10.2023

Definição

O que quer dizer este princípio?

No âmbito dos serviços públicos digitais é frequentemente necessário que o utilizador partilhe informação e/ou documentação. Os serviços públicos digitais têm de garantir que a informação submetida pelo utilizador é interoperável, isto é, que os vários serviços da Administração Pública podem partilhar a informação/ documentação sem ter que pedir aos utilizadores uma nova submissão.

Este princípio está alinhado com o Programa Digital Europe que promove o princípio de Once Only, para reduzir a sobrecarga administrativa e processual para os cidadãos e empresas.

Benefícios

Porque é que é importante?

  • Reduz o fardo administrativo e processual para o utilizador, pois não deverá ser necessário submeter documentos ou informação que já tenha sido submetida anteriormente;
  • Melhora a eficiência e celeridade processual para toda a Administração Pública e evita a duplicação de informação e consequente desarmonização entre serviços;
  • Permite atualizar de forma contínua e em tempo real os dados entre diferentes instituições públicas, melhorando a qualidade dos mesmos;
  • Garante a conectividade transfronteiriça entre as administrações públicas de toda a Europa, para que os cidadãos e empresas deixem de ter de apresentar às autoridades documentos ou dados já detidos por outras autoridades na UE;
  • Melhora a transparência e confiança nos dados.

Legislação e regulamentos

O que é obrigatório cumprir?

Boas práticas

O que seria interessante fazer?

Criar um modelo de dados e identificar pontos de convergência

Definir uma visão geral de todos os dados para o serviço, criar um modelo de dados e identificar pontos de convergência, garantido que os dados e documentos solicitados para o serviço são transmissíveis para outros serviços que também os necessitem.

Verificar que entidades públicas recolhem os mesmos dados

Fazer o levantamento de outras entidades públicas que recolhem ou dispõem dos mesmos dados e documentos, registando e mapeando esta informação.

Estabelecer uma arquitetura de dados

Traçar um plano conjunto e estabelecer uma arquitetura de dados para a partilha de dados com outras as entidades públicas anteriormente identificadas.

Estabelecer protocolos para a partilha de dados

Estabelecer os protocolos necessários para a partilha de dados com as entidades públicas identificadas.