O OOTS é a infraestrutura europeia que permite a interoperabilidade e a troca eletrónica segura de evidências – ou seja, documentos ou dados oficiais – entre autoridades públicas dos Estados-membros, no âmbito de procedimentos administrativos transfronteiriços.
O sistema assenta no princípio once-only, segundo o qual pessoas e empresas não precisam de apresentar a mesma informação mais do que uma vez, sempre que a informação já se encontre disponível junto de outra autoridade competente.
Neste contexto, quando uma pessoa ou empresa inicia um procedimento num portal público de outro Estado-membro, a entidade responsável pode precisar de confirmar determinada informação. O OOTS permite que esta evidência seja solicitada diretamente à entidade que a detém, o que evita que o utilizador tenha de a obter e submeter manualmente.
A partilha de informação ocorre apenas com o conhecimento e o consentimento explícito do utilizador, através de uma infraestrutura segura (eDelivery), que garante a autenticidade, integridade e confidencialidade dos dados. O sistema inclui ainda mecanismos de pré-visualização da evidência, assegurando transparência antes da sua utilização no procedimento.
Assim, o OOTS contribui para uma Administração Pública digital mais eficiente, articulada e centrada no utilizador, ao reduzir encargos administrativos e reforçar a cooperação entre sistemas públicos europeus.
