A Interoperabilidade Documental permite a troca desmaterializada de documentos entre sistemas da Administração Pública, por exemplo, correspondência oficial dos organismos, respeitando as orientações da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) em termos de gestão documental e preservação de documentos.
O projeto e produto Interoperabilidade Documental tem uma componente forte de interoperabilidade semântica, gestão de documentos e boas práticas.
Permite que os sistemas de informação das entidades aderentes realizem trocas de documentos de forma totalmente automática promovendo a total desmaterialização da correspondência entre organismos da AP, e destes com os gabinetes ministeriais.
São objetivos desta componente operacionalizar e promover a total desmaterialização de correspondência entre organismos da AP, reduzindo o consumo de papel, assim como garantir a correta gestão de documentos em termos de classificação, avaliação e preservação digital.
Pretende-se dotar a iAP dos mecanismos requeridos a uma plataforma de integração com os diversos sistemas de informação existentes nas Entidades que troquem documentos com outras Entidades, através da disponibilização às Entidades das seguintes funcionalidades:
- Criação de identificador de interoperabilidade que permita agregar a meta-informação do processo de envio e das diversas trocas de informação no âmbito do mesmo;
- Registo das entidades aderentes à interoperabilidade e disponibilização do serviço de identificação de grupos de utilizadores de modo que a informação possa ser trocada não apenas entre as entidades mas também entre grupos de utilizadores específicos dessas entidades;
- Capacidade de comunicação multi-destinatário e/ou multi-organismo;
- Capacidade de guardar, para determinado processo ativo, o estado de entrega das diversas trocas entre os sistemas de informação e os serviços necessários para verificar esse estado;
- Criação do histórico associado a cada processo e permitir a sua consulta automatizada;
- Garantir o envio das diversas mensagens de GD através da ordem cronológica de entrada na plataforma;
- Incorporação da Macroestrutura Funcional (MEF) na meta-informação associada aos documentos;
- Incorporação da MIP (Meta-informação para a Interoperabilidade Documental) na arquitetura informacional da iAP;
- Ligação ao sistema de Large Files da iAP.
