A Interoperabilidade Documental permite a troca desmaterializada de documentos entre sistemas da Administração Pública (AP), como, por exemplo, correspondência oficial dos organismos; respeita as orientações da Direção-Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) em termos de gestão documental e preservação de documentos.
Permite aos sistemas de informação das entidades aderentes a troca de documentos de forma automática; e promove a total desmaterialização da correspondência entre organismos da AP, e destes com os gabinetes ministeriais, o que reduz o consumo de papel, e garante a correta gestão de documentos em termos de classificação, avaliação e preservação digital.
Pretende-se dotar a iAP - Interoperabilidade na Administração Pública com os diversos sistemas de informação ao disponibilizar às entidades as seguintes funcionalidades:
- Criação de identificador de interoperabilidade que permite agregar a meta-informação do processo de envio e da troca de informação
- Registo das entidades aderentes à interoperabilidade e disponibilização do serviço de identificação de grupos de utilizadores de modo que a informação possa ser trocada não apenas entre as entidades mas também entre grupos de utilizadores específicos dessas entidades
- Capacidade de comunicação multi-destinatário e/ou multi-organismo
- Capacidade de guardar, para determinado processo ativo, o estado de entrega das diversas trocas entre os sistemas de informação e os serviços necessários para verificar esse estado
- Criação do histórico associado a cada processo e permitir a consulta automatizada
- Garantir o envio das diversas mensagens através da ordem cronológica de entrada na plataforma
- Incorporação da Macroestrutura Funcional (MEF) na meta-informação associada aos documentos
- Incorporação da MIP (Meta-informação para a Interoperabilidade Documental) na arquitetura informacional da iAP
- Ligação ao sistema de Large Files da iAP